„Digital" und „elektronisch" meinen beim Fahrtenbuch dasselbe (siehe Was ist ein digitales Fahrtenbuch?). Spannender ist die Frage dahinter: Wie kommt eigentlich jede Fahrt ins System – und warum gilt so ein Fahrtenbuch als „geschlossene Form", obwohl es nur aus Daten besteht? Dieser Beitrag zeigt die drei Bausteine, aus denen ein elektronisches Fahrtenbuch besteht.
- Erfassung – die Fahrten landen im System: automatisch per GPS (App), per Hardware (OBD-Stecker o. ä.) oder manuell.
- Manipulationsschutz – jeder Eintrag bekommt eine kryptografische Prüfsumme, jede Änderung wird protokolliert, die Nachweise werden unveränderlich gespeichert.
- Auswertung & Export – Aufteilung nach geschäftlich / privat / Arbeitsweg, Export als PDF und GDPdU/IDEA für die Steuerkanzlei.
Baustein 1: Wie die Fahrten erfasst werden
Es gibt drei grundsätzliche Wege, wie Fahrten in ein elektronisches Fahrtenbuch gelangen:
| Methode | So funktioniert es | Was nötig ist |
|---|---|---|
| GPS-/App-basiert | Das Smartphone erkennt anhand von Standort und Bewegung den Fahrtbeginn, zeichnet Strecke und Distanz auf und ordnet Start- und Zieladresse zu. | Nur die App – kein Einbau, kein Zusatzgerät. |
| Hardware-basiert | Ein OBD-Stecker oder eine fest verbaute Box liest Daten direkt aus dem Fahrzeug aus, oft mit automatischer Vorsortierung der Fahrten. | Hardware im Fahrzeug, ggf. pro Fahrzeug. |
| Manuell | Die Fahrten werden von Hand in der App eingetragen – die digitale Variante des Papier-Fahrtenbuchs. | Nur die App, dafür mehr Eigenaufwand. |
Xevono arbeitet rein per App und GPS – ohne OBD-Stecker, ohne Bluetooth-Dongle, ohne Einbau. Fahrten werden automatisch im Hintergrund erkannt; alternativ lassen sie sich manuell anlegen. Wie diese Auto-Erkennung im Detail funktioniert, steht im Beitrag Automatische Fahrterfassung per GPS – ohne Stecker.
Baustein 2: Wie Manipulation technisch verhindert wird
Das ist der eigentliche Kern – und der Grund, warum ein elektronisches Fahrtenbuch überhaupt als „geschlossene Form" taugen kann, anders als eine frei editierbare Tabelle.
Prüfsummen (Hashes). Jeder Eintrag bekommt eine kryptografische Prüfsumme – bei Xevono einen SHA-256-Hash. Eine Prüfsumme ist eine Art digitaler Fingerabdruck: Ändert sich auch nur ein einziges Zeichen im Eintrag, verändert sich die Prüfsumme vollständig. Eine unbemerkte Manipulation ist damit ausgeschlossen.
Änderungsprotokoll (Audit Trail). Jede Bearbeitung und jede Löschung wird mit Zeitstempel festgehalten. Gelöschte Einträge verschwinden nicht spurlos, sondern bleiben im Protokoll nachvollziehbar – inklusive dessen, was geändert wurde.
Unveränderliche Ablage der Nachweise. Bei Xevono werden die Prüfsummen serverseitig in einem WORM-Speicher (Write Once Read Many) in Microsoft Azure (Region Schweiz/Zürich) abgelegt – georedundant nach Genf gespiegelt und über zehn Jahre aufbewahrt. Wichtig zur Einordnung: Dort liegen ausschließlich die kryptografischen Prüfsummen, nicht die vollständigen Fahrtdaten, keine GPS-Koordinaten und keine Adressen.
Verschlüsselung der Backups. Cloud-Sicherungen werden mit AES-256-GCM verschlüsselt; der Schlüssel wird im iOS Keychain erzeugt und verbleibt dort.
Nicht, dass sich nichts mehr ändern lässt – Korrekturen müssen ja möglich sein. Sondern, dass jede Änderung sichtbar bleibt. Genau das leisten Prüfsummen plus Änderungsprotokoll: Sie machen aus einem Datensatz ein nachprüfbares Dokument.
Baustein 3: Auswertung und Export
Sind die Fahrten erfasst, geht es um die Weiterverwendung:
- Zuordnung jeder Fahrt zu geschäftlich, privat oder Arbeitsweg – bei Geschäftsfahrten ergänzt um den aufgesuchten Geschäftspartner.
- Auswertung als Monats- und Jahresübersicht (z. B. Anteil der betrieblichen Nutzung).
- Export als PDF (für Ablage und Dokumentation) und als GDPdU/IDEA (strukturiertes Format für die Steuerprüfung – ein ZIP mit
index.xmlnach GDPdU-Vorgabe). - Verifizierung einzelner Einträge: Über die Xevono-Website lässt sich prüfen, ob ein Eintrag unverändert ist und mit der hinterlegten Prüfsumme übereinstimmt.
Eine technische Übersicht der umgesetzten Verfahren findest du im GoBD Compliance Report.
Was ein elektronisches Fahrtenbuch erfüllen muss
Zusammengefasst: Ein elektronisches Fahrtenbuch muss
- die gleichen inhaltlichen Angaben liefern wie ein handschriftliches (Datum, Ziel, Zweck, Geschäftspartner, Kilometerstände – bei Privatfahrten nur die Kilometer),
- zeitnah und fortlaufend geführt werden,
- in geschlossener Form vorliegen, also nachträgliche Änderungen erkennbar machen.
Xevono unterstützt eine GoBD-konforme Dokumentation in Deutschland – die technischen Voraussetzungen dafür sind oben beschrieben. Ob ein Fahrtenbuch im Einzelfall anerkannt wird, hängt zusätzlich vom konkreten betrieblichen Prozess ab und liegt bei der zuständigen Finanzbehörde und deiner Steuerberatung. Mehr dazu auf der Seite für Steuerberater:innen.
Häufige Fragen
Brauche ich einen OBD-Stecker für ein elektronisches Fahrtenbuch?
Was ist eine Prüfsumme bzw. ein Hash?
Was bedeutet „geschlossene Form" bei einem Fahrtenbuch?
Speichert der Anbieter meine GPS-Daten?
Was ist WORM-Speicher?
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